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Datenschutzhinweise für die Nutzung des Bewerbungsmanagementsystems HR4YOU

Wir freuen über Ihr Interesse an der von Ihnen ausgewählten Stellenanzeige. Um Ihnen ein vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen, möchten wir Sie nach den Vorgaben von Artikel 12 Absatz 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (i. F. DSGVO) darüber informieren, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen. Dies wird in den Artikeln 13 und 14 der DSGVO festgelegt.

Unsere Datenschutzhinweise verwenden Begrifflichkeiten (personenbezogene Daten, Verantwortlicher, etc.), die in Artikel 4 der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) erläutert werden. Wir hoffen, dass wir in einer klaren und verständlichen Sprache dazu beitragen, dass unsere Datenschutzhinweise für Sie unmissverständlich sind.

 

Einleitung

HR-Partner ist ein Zusammenschluss kooperierender Unternehmen aus dem Bereich Human Resources. Ziel ist die ganzheitliche Betreuung von Kunden im Personalwesen unter einer gemeinsamen Marke sowie die Bereitstellung gemeinsam genutzter Ressourcen. Dies betrifft insbesondere aber nicht ausschließlich die unter hrp.hr4you.org bereitgestellte Instanz des Bewerbungsmanagement-Systems HR4YOU.

Verantwortet wird die Marke HR-Partner von der FEL GmbH, welche darüber hinaus ihre eigenen Dienstleistungen im Bereich RPO Recruitment Process Outsourcing im HR-Partner-Netzwerk erbringt.

 

Verantwortlicher und Kontakt Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung über das Bewerbungsmanagementsystem HR4YOU ist die FEL GmbH, Im Brauereiviertel 5, 24118 Kiel, tel. 0431 / 64775-0, Impressum. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Für alle personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung von unserem jeweiligen Mandanten nicht über das Bewerbungsmanagementsystem HR4YOU verarbeitet werden, liegt die Verantwortung beim Mandanten. Kontaktdaten und Ansprechpartner des Mandanten finden Sie in der Stellenanzeige, auf die Sie sich beworben haben, in der Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung oder auf den Internetseiten unseres Mandanten.

 

Verarbeitungszwecke und deren Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren sind Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG Abs. 1. Diese Verarbeitung der Daten ist zulässig, da sie im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Die Aufnahme in den Talentpools basiert auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) Ihrerseits und kann jederzeit von Ihnen für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

 

Eingang der Bewerbung

Aus einer Stellenanzeige:

Über die Schaltfläche "Jetzt Bewerben" in der Stellenanzeige gelangen Sie in das Bewerbungsmanagementsystem HR4YOU und haben dort die Möglichkeit Ihre Bewerbung zu hinterlegen.

Über die Schaltfläche "Mit E-Mail bewerben" können Sie Ihre Bewerbung per E-Mail über Ihr eingerichtetes E-Mail Programm versenden. Je nach Absprache zwischen uns und dem Mandanten, dessen Bewerbungsverfahren wir betreuen, geht Ihre Bewerbungs-E-Mail entweder direkt an uns oder wird uns von unserem Mandanten weitergeleitet. Ihre Bewerbung wird anschließend von unseren Mitarbeitern in das Bewerbungsmanagementsystem HR4YOU übertragen.

Über die "Schaltfläche "Mit Xing-Profil bewerben" gelangen Sie auf die Login Seite von Xing. Nach der Anmeldung haben Sie anschließend die Möglichkeit Ihre Bewerbung über dieses Portal direkt in das Bewerbungsmanagementsystem HR4YOU einzupflegen.

Per E-Mail:

eine Bewerbung, die Sie per E-Mail losgelöst von der Versendung aus einer Stelleanzeige heraus an uns senden, wird anschließend von unseren Mitarbeitern in das Bewerbungsmanagementsystem HR4YOU übertragen. Senden Sie die E-Mail an unseren jeweiligen Mandanten, dessen Bewerbungsverfahren wir betreuen, so wird diese an uns weitergeleitet und von unseren Mitarbeitern anschließend in das Bewerbungsmanagementsystem HR4YOU eingepflegt.

In allen Fällen erhalten Sie eine Eingangsbestätigung, aus der Sie sämtliche weiterführende Informationen entnehmen können

 

Umfang der Datenverarbeitung

Wir nutzen das elektronische System zur Bewerberverwaltung HR4YOU. Für die Abgleichung Ihrer Bewerbung mit Stellenausschreibungen speichern und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen und sensiblen Daten, soweit und solange dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen nötig ist. Betroffen sind mindestens Ihr Name, Ihr Vorname und Ihre vollständige Adresse. Darüber hinaus benötigen wir für eine erfolgreiche Dienstleistung sämtliche Angaben, die sich üblicherweise in einem Lebenslauf befinden. Im Einzelnen können u.a. folgende Daten abgefragt werden:

  • Name, Vorname und Adresse
  • Kontaktdaten (Telefonnummern, Fax, E-Mail) und Erreichbarkeit
  • Fotografie, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit
  • Kopien von Führerschein, Ausweisen
  • Schulbildung (z.B. besuchte Schulen, Datum und Art des Abschlusses, Bundesland, Noten)
  • Studium (z.B. Fachrichtungen, Schwerpunkte, Datum und Art des Abschlusses, Bundesland, Noten)
  • Berufserfahrung (z.B. Arbeitgeber, Position, Aufgaben, Erfahrungen)
  • Qualifikationen (Detailabfrage zu den Qualifikationen in der jeweiligen Ausprägung)
  • Referenzen (z.B. Name, Kontaktdaten und Firma der Referenzpersonen)
  • Wunschposition (z.B. Gehaltswunsch, Wunschtätigkeiten, Einsatzort, Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln)
  • Verfügbarkeit (z.B. aktueller beruflicher Status, Datum der Kündigung, Datum der Arbeitslosigkeit, Kündigungsfristen, Wunsch nach Beschäftigung in Teilzeit, Vollzeit oder Schichtarbeit)
  • Zusätzliche Informationen, die Sie uns von sich aus mitteilen
  • Mitteilung, wie Sie auf uns aufmerksam wurden (zu Marketingzwecken)

Im Falle einer Anstellung benötigen wir im Übrigen zusätzliche Daten, die zur Begründung und Durchführung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Über diese werden wir Sie in diesem Fall gesondert benachrichtigen.

 

Dauer der Datenspeicherung

Um Ihre Bewerbung effektiv verfolgen zu können, speichern wir Ihre uns übermittelten Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses in HR4YOU. Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Ihre Daten zu bearbeiten (ändern, aktualisieren, etc.) Sie können uns damit ebenso wie mit der Löschung der aktiven Bewerbung beauftragen. Bei längeren Bewerbungsprozessen werden wir Sie in regelmäßigen Abständen bezüglich der Aktualität der Daten kontaktieren und abfragen, ob Sie Ihre Bewerbung aufrechterhalten möchten und mit der Speicherung Ihrer Daten weiterhin einverstanden sind.

Ihre Daten werden im Falle einer Absage nach sechs Monaten anonymisiert, außer Sie haben einer Aufnahme in den TalentPool(s) eingewilligt. Dies gilt auch für Bewerberinnen und Bewerber, die von unserem Mandanten eingestellt wurden.

Haben Sie einer Aufnahme in den TalentPool(s) eingewilligt, so anonymisieren wir Ihre Daten zwei Jahre nach ihrer gegebenen Einwilligung. Bei dem Talentpool unseres Mandanten, dessen Bewerbungsverfahren wir betreuen, kann die Anonymisierung zu einem vorherigen Zeitpunkt auf Anweisung unseres Mandanten erfolgen.

 

Empfänger der Daten

Das von uns genutzte Bewerbungsmanagement-Software wird von der HR4YOU AG betrieben, mit der wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben. Dieser Vertrag gewährleistet, dass die Datenverarbeitung nach Artikel 28 der DSGVO erfolgt. Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von den Mitarbeitern der FEL GmbH gesichtet. Die Bewerbungen werden aufbereitet und dem jeweiligen Mandanten, dessen Bewerbungsverfahren wir betreuen, zur Verfügung gestellt. Der weitere Ablauf wird in enger Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Mandanten abgestimmt. Bei uns und unseren Mandanten haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte werden wir nur dann vornehmen, wenn wir gesetzlich oder im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens hierzu verpflichtet sind oder Sie selbst dies verfügen.

 

Weiterleitung der Stellenanzeige

Wir bieten Ihnen auf der Stellenanzeige des Mandanten, deren Bewerbungsverfahren wir betreuen, die Möglichkeit der Nutzung von sog. „Social Plugins“ der Unternehmen:

  • Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA;
  • "Share-Button" von XING AG, Gänsemarkt 43, 20354 Hamburg, Deutschland.
  • „Recommended-Button“ von LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA;
  • "Tweet"-Schaltfläche von Twitter Inc., 795 Folsom St., Suite 600, San Francisco, CA 94107, USA;

Zum Schutze Ihrer Daten setzen wir bei der Implementierung auf die Lösung „Shariff“. Hierdurch werden die Plugins auf der Webseite lediglich als Grafik dargestellt, die eine Verlinkung auf die entsprechende Webseite des Plugin-Anbieters beinhaltet. Durch Anklicken der Grafik werden Sie somit zu den jeweiligen Diensten der Anbieter weitergeleitet. Erst dann werden ihre Daten an die jeweiligen Dienste gesendet. Sofern Sie die Grafik nicht anklicken, findet keinerlei Austausch zwischen Ihnen und den oben genannten Sozialen Netzwerken statt.

Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten in den sozialen Netzwerken finden Sie den jeweiligen Nutzungsbedingungen der entsprechenden Anbieter.

 

Ihre (Betroffenen-) Rechte

Die Artikel 15-22 der DSGVO regeln Ihre Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft hierzu jederzeit an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! wenden.

Sie haben ein Recht auf Berichtigung, Löschung und auf Einschränkung der Verarbeitung. Des Weiteren haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung.

Das Recht sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren regelt Artikel 77 der DSGVO. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Postfach 7116, 24171 Kiel, Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

 

Bewerbungsinformationen

Mit Ihrer Bewerbung versichern Sie, dass die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen der Wahrheit entsprechen. Bitte beachten Sie, dass jede Falschaussage oder Auslassung einen Grund für eine Absage oder spätere Entlassung darstellen kann. Die Teilnahme an diesem Online-Bewerbungsverfahren ist im Übrigen auch ohne Leistung einer Unterschrift formell gültig.

Wir suchen die besten Bewerber, unabhängig von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Wir benötigen von Ihnen keine Informationen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nicht verwertbar sind. Bitte leiten Sie uns auch keine vertraulichen Interna oder gar Betriebsgeheimnisse Ihres ehemaligen oder gegenwärtigen Arbeitgebers weiter.

 

Fragen an den Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz bei der FEL GmbH haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

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